Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ale fiecărei entităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei entităţii pentru respectivul exerciţiu financiar.
Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii din cadrul societăţilor comerciale, societăţilor/companiilor naţionale, regiilor autonome, institutelor naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţilor cooperatiste, instituţiilor publice, asociaţiilor şi celorlalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, denumite în continuare entităţi, precum şi ale persoanelor fizice care obţin venituri din desfăşurarea de activităţi independente, se efectuează potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008, cu modificările și completările ulterioare, ale reglementărilor contabile aplicabile, precum şi ale Ordinului M.F.P. nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, publicat în Monitorul Oficial nr. 704 din 20 octombrie 2009.
Entităţile susmenţionate au obligaţia să emită proceduri proprii privind inventarierea, în baza Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, aprobate prin Ordinul M.F.P. nr. 2.861/2009, proceduri care se aprobă de administratorul, ordonatorul de credite sau persoana care are obligaţia gestionării entităţii.

În temeiul prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, entităţile au obligaţia să efectueze inventarierea astfel:
A) Inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii deţinute:
• la începutul activităţii;
• cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării lor;
• în cazul fuziunii sau încetării activităţii.
B) În următoarele situaţii speciale:
a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
b) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
c) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
d) cu prilejul reorganizării gestiunilor;
e) ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
f) în alte cazuri prevăzute de lege.

În cazul în care, în situaţiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaţia gestionării entităţii.
În baza prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Ministerul Finanţelor Publice poate aproba excepţii de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate în administrarea instituţiilor publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite.

Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul activităţii fiecărei entităţi. La entităţile cu activitate complexă, bunurile pot fi inventariate şi înaintea datei de încheiere a exerciţiului financiar, cu condiţia asigurării valorificării şi cuprinderii rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv.
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii este obligatorie și în cazul întocmirii situațiilor financiare interimare trimestriale în baza cărora se pot acorda dividende acționarilor sau asociaților în cursul anului, potrivit prevederilor O.M.F.P. nr. 3067/2018 pentru completarea unor reglementări contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 792 din 17 septembrie 2018.
În situaţia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările şi ieşirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar.

Prin H.G. nr. 1176/2024, publicată în Monitorul Oficial nr. 1000 din 07 octombrie 2024, au fost aprobate Normele tehnice pentru întocmirea și actualizarea inventarului bunurilor din domeniul public al statului și ale inventarului bunurilor imobile din domeniul privat al statului.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii este o lucrare complexă ce presupune parcurgerea unor etape, astfel:
a) pregătirea inventarierii;
b) inventarierea propriu-zisă;
c) stabilirea, regularizarea şi înregistrarea în contabilitate a diferenţelor constatate la inventariere.

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii şi care au obligaţia de a aproba şi transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise, adaptate specificului unităţii.

Potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, art. 41, constituie contravenţie, şi se sancţionează potrivit art. 42 din lege, dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii, să fie considerate infracţiuni, următoarele fapte:
• pct. 2. nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice, respectiv de instituţiile cu atribuţii de reglementare în domeniul contabilităţii, cu privire la:
– aprobarea politicilor şi procedurilor contabile prevăzute de legislaţie (proceduri proprii privind inventarierea);
– utilizarea şi ţinerea registrelor de contabilitate (registrul-inventar);
– efectuarea inventarierii;
• pct. 3. prezentarea de situaţii financiare care conţin date eronate sau necorelate, inclusiv cu privire la identificarea persoanei raportoare (date care nu au fost puse de acord cu realitatea stabilită prin inventariere).
• pct. 5. nerespectarea prevederilor referitoare la obligaţia membrilor organelor de administraţie, conducere şi supraveghere de a întocmi şi publica situaţiile financiare anuale.

Prin OUG nr. 115/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare în domeniul cheltuielilor publice, pentru consolidare fiscală, combaterea evaziunii fiscale, pentru modificarea şi completarea unor acte normative, precum şi pentru prorogarea unor termene, publicată în Monitorul Oficial nr. 1139 din 15 decembrie 2023, la art. LXXVI au fost aduse o serie de modificări la Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008, cu modificările şi completările ulterioare, între care unele au în vedere majorarea cuantumului amenzilor pentru nerespectarea prevederilor legale privind inventarierea și întocmirea situațiilor financiare, astfel că amenzile aplicabile sunt cuprinse între 3.000 lei și 20.000 lei, față de vechile amenzi cuprinse între 400 lei și 5.000 lei.